Cara Membuat Surat Masal Tanpa Mail Merge Dengan Microsoft Excel

Tekno-G. Kali ini kita akan sharing membuat surat masal tanpa mail merge dengan Excel. Sebenar dalam artikel ini masih menggunakan konsep Mail Merge, namun database yang digunakan tidak terpisah. Mungkin sahabat sudah sering menggunakan fasilitas Mail Merge antara Microsoft sebagai master dari suratnya dan Microsoft Excel sebagai Database dari data yang digunakan pada master surat tersebut.

Secara besar pengertian Mail Merge adalah Proses Entri Otomatis Nama dan Alamat serta variabel lain pada Master Surat atau Amplop atau Label, untuk mengirim surat atau promosi kepada banyak alamat sekaligus. Dengan demikian pembuatan surat masal akan sangat membantu bagian admin atau administrasi dalam membuat surat yang ditujukan pada banyak alamat sekaligus.

Bayangkan jika kita mempunyai 100 (seratus) atau bahkan sampai ribuan Nama dan alamat yang akan diproses pengiriman datanya, maka jika tidak menggunakan fasilitas surat masal atau mail merge, maka proses itu akan sangat sulit dan makan waktu, karena tentu saya kita akan membuat banyak file atau melakukan proses copy paste yang cukup banyak.

Oke, biar tidak panjang-panjang penjelasannya mari kita mulai cara membuat surat masal tanpa mail merge di Excel. 

1. Buat Master Surat di Sheet1, lalu untuk memudahkan Ubah Name Sheet1 menjadi MASTERSURAT

2. Siapkan Data Nama pada Sheet2, lalu untuk memudahkan ubah Name Sheet2 menjadi DATA

3. Blok Tabel Nama Undangan yang ada di Sheet DATA dan berikan nama untuk Tabel tersebut menjadi DATAUNDANGAN di Name Box dan Tekan Enter

4. Kembali ke Sheet MASTERSURAT, masukan FORMULA :

=VLOOKUP(N2,DATAUNDANGAN,2,FALSE)

di Cell C6

5. Ubahlah Data nomor urut undangan di Cell N2, dan perhatikan Nama Undangan di Cell C6 maka otomatis akan berubah-ubah sesuai dengan data yang kita masukkan.

Untuk memudahkan sahabat, File Contoh Cara Membuat Surat Masal Tanpa Mail Merge Dengan Microsoft Excel.xls sudah bisa di download disini (Klik Untuk Download)

Untuk Mudahnya sahabat dapat melihat video berikut ini :

Beberapa catatan dalam Membuat Surat Masal Tanpa Mail Merge Dengan Excel :

• Keuntungan Membuat Surat Masal Tanpa Mail Merge Dengan Excel

1. File Master Surat dan Data Nama atau Alamat berada dalam 1 Lokasi File Excel sehingga proses terhubungnya lebih cepat
2. Mudah di Modifikasi untuk keperluan lain, misalnya untuk membuat Kwitansi (Akan Tekno-G buat pada artikel terpisah)
3. Konsumsi space media penyimpanan lebih kecil dan source memory juga jadi lebih minimal
4. Tidak perlu setting ulang jika di copy ke lokasi lain, jika menggunakan mail merge Microsoft Word dan Excel dibutuhkan setting ulang saat file berubah tempat penyimpanan.

• Kelemahan Membuat Surat Masal Tanpa Mail Merge Dengan Excel

1. Kurang Flexible dalam membuat format surat, perataan text, tabulasi, border dan lain-lain
2. Proses pencetakan masih manual dengan merubah nomor urut undangan satu per satu jadinya cukup merepotkan, namun hal ini bisa diatasi sehingga menjadi otomatis (Akan Tekno-G buat pada artikel terpisah)

Demikian sharing kali ini tentang cara Membuat Surat Masal Tanpa Mail Merge Dengan Microsoft Excel semoga dapat menginspirasi sahabat untuk membuat Dokumen lainnya dengan menggunakan meteode diatas. Jika bermanfaat silahkan sharing ke sahabat kita yang lain.